Bedrijfsprocessen automatiseren: waar je vandaag begint

Bedrijfsprocessen automatiseren hoeft geen moeilijk traject te zijn van verschillende duizenden euro's. Met n8n, een automatiseringstool die je op je eigen server kan draaien of in de cloud, knoop je je website, je mailbox, je agenda en je overzichten aan elkaar met zogenoemde workflows die je zelf maakt. Hieronder staan vijf workflows die zowat elk bedrijf vandaag kan gebruiken: aanvragen opvolgen, offertes versturen, afspraakherinneringen, je maandcijfers en reviews. Per workflow zie je welke nodes erin zitten, hoe lang het opzetten duurt en wat het kost. Maar ook de eerlijke keerzijde: wanneer je er beter niet aan begint.

Wat is n8n, in het kort

n8n is een automatiseringsplatform waarin je workflows bouwt door blokjes aan elkaar te slepen. Elk blokje heet een node. De ene node luistert naar een ingevuld formulier, de volgende zet de gegevens klaar, weer een andere verstuurt een mail. Je sleept letterlijk een schema en dat schema draait daarna vanzelf. Het kan aangeroepen worden op basis van tijd, webhooks of handmatige triggers. Dit is allemaal vergelijkbaar met Zapier of Make, met één verschil: je kan n8n gratis op je eigen server draaien, zowel privé als voor je eigen bedrijf. Je klantgegevens blijven dan bij jou in plaats van bij een Amerikaanse tussenpartij.

Er zijn dus twee mogelijkheden. n8n Cloud start vanaf €20 per maand (op het moment van schrijven) voor 2.500 workflow-uitvoeringen en je hoeft niets te installeren. Self-hosted betaal je enkel je server, in de praktijk een VPS (Virtual Private Server) van een paar euro per maand, maar je moet hem wel zelf onderhouden. Voor een bedrijf dat vijf workflows draait, is het prijsverschil klein. Het belangrijkste argument voor self-hosted is dat je data niet bij een ander bedrijf staat.

Automatiseren begint niet bij de tool

Voor we naar de workflows gaan wil ik eerst nog iets benadrukken: automatiseren is niet hetzelfde als digitaliseren. Digitaliseren is je papieren documenten, zoals bijvoorbeeld een werkbon, vervangen door een formulier op je gsm. Automatiseren is de volgende stap, zodat dat formulier zichzelf laat doorsturen, verwerken en opvolgen. Digitaliseren is dus een voorwaarde voordat je aan automatiseren kan beginnen. Wat nog op papier staat, valt niet te automatiseren.

De vuistregel die ik gebruik om te overwegen een automatisatie te maken, is de volgende. Komt een taak minstens vijf keer per week terug, volgt deze taak telkens dezelfde stappen en komt er geen oordeel of mening aan te pas? Dan is deze taak een kandidaat om geautomatiseerd te kunnen worden.

De 5 workflows

1. Nieuwe aanvragen automatisch opvolgen

Deze zal alvast bekend voorkomen: iemand vult op zaterdagavond je contactformulier in. Jij leest die mail dinsdagochtend, snel tussen twee andere dingen door. Tegen dan heeft die persoon al drie van je collega's gebeld, en eentje daarvan nam wel meteen op.

Deze workflow zorgt ervoor dat de klant binnen de minuut bevestiging krijgt en dat jij een herinnering krijgt zodra een aanvraag blijft liggen.

De laatste drie nodes doen het werk wat echt belangrijk is. Niet de bevestigingsmail, wel het feit dat geen enkele aanvraag blijft liggen. Ik beloof zelf een reactiesnelheid binnen 48 uur, en dat is alleen vol te houden omdat een systeem me eraan herinnert in plaats van mijn geheugen. Werk je liever niet met Google Sheets, dan vervang je die node door andere mogelijkheden zoals bijvoorbeeld Airtable, Baserow of je eigen database-integratie, de rest van de workflow blijft identiek.

2. Offertes automatisch opmaken en versturen

Elke offerte bestaat voor het grootste deel uit hetzelfde: je gegevens, je voorwaarden, je btw-regeling, je betalingstermijn, je offertenummer. Alleen de offerte-items en de prijs verschillen. Toch opent bijna iedereen de vorige offerte in Word en past die aan, met als klassiek gevolg dat de naam van de vorige klant er ergens nog in staat.

Ik beloof een offerte binnen 2 werkdagen, met exacte prijs, planning en resultaat. Dat lukt niet omdat ik snel typ, maar omdat het opmaken zelf nauwelijks tijd kost. Mijn tijd gaat naar nadenken over de prijs, niet naar de opmaak: dat is het werk van de automatisatie.

3. Afspraakherinneringen die no-shows voorkomen

Een gemiste afspraak geeft altijd frustraties en het kost je ook nog eens twee keer geld: het uur zelf, en het uur dat je niet aan iemand anders hebt kunnen geven. Voor een garage, een kapper, een praktijk of een aannemer die op locatie langsgaat, kan dit serieus oplopen.

Die link om de afspraak te verzetten is het belangrijkste stuk. Iemand die niet kan, verzet zijn afspraak liever met één klik dan dat hij je moet bellen om het te zeggen. Een verzette afspraak is een klant die je houdt, iemand die niet komt opdagen verlies je ook als klant.

Laten we eerlijk zijn: werk je al met een afsprakentool? Dan zit deze functie er vrijwel zeker gewoon in en staat ze uit. Zet ze dan aan en sla deze workflow over. Tien minuten je instellingen aanpassen en het is geactiveerd. n8n heb je hier pas nodig als je met een agenda werkt die het zelf niet kan.

4. Je cijfers automatisch in je mailbox

Rapportage is het proces waar iedereen zich het slechtst aan houdt, om de eenvoudige reden dat het nooit dringend is. Er is altijd wel een klant die voorgaat. En dus weet je aan het eind van het jaar nog altijd niet waar je aanvragen precies vandaan komen.

Het punt is niet het rapport zelf. Het punt is dat je na drie maanden zwart op wit ziet via welk kanaal je klanten binnenkomen, zodat je weet waar je je tijd en je geld in steekt. Dat is ook precies waarom SEO-opvolging bij mij mét maandelijkse rapportage komt en niet zonder.

5. Automatisch een review vragen na elke klus

Reviews wegen zwaar door in je positie bij Google Maps. De reden dat de meeste lokale zaken er zo weinig hebben, is zelden dat klanten ontevreden zijn. Het is dat niemand het hen vraagt.

Eén link via mail is alles wat er nodig is. En één belangrijk detail: vraag het aan iedereen, niet alleen aan wie tevreden lijkt. Alleen je fans selecteren gaat in tegen de richtlijnen van Google, en het valt ook gewoon op wanneer een zaak uitsluitend vijf sterren heeft. Reviews wegen mee in je lokale SEO, samen met je Google Bedrijfsprofiel en de teksten op je website. Staat je site nog nergens in de resultaten, lees dan eerst waarom je website niet op Google staat.

Zelf een workflow opstellen?

Stap 1: schrijf een week lang meteen op wat je meer dan twee keer doet. Een blad naast je laptop is hier voldoende voor. Na vijf dagen heb je een lijstje met herhaalwerk, en meestal had je niet verwacht wat er op dat lijstje staat.

Stap 2: kijk eerst in je huidige softwareprogramma's of er al bepaalde functies in zitten die je automatisering kunnen oplossen. Dit is de stap die verkopers overslaan. n8n zet je pas in wanneer je twee systemen moet verbinden die elkaar niet kennen, en dat is meteen ook de enige goede reden om er een tool bij te nemen.

Stap 3: bouw eerst één workflow die volledig werkt, begin niet meteen met drie verschillende workflows. Neem de vervelendste taak eerst, niet de technisch interessantste. Die eerste is de workflow die je ook echt zult gebruiken. Automatiseer nooit twee processen tegelijk, want loopt er iets mis, dan weet je niet welke van de twee de fout veroorzaakt.

Wanneer maak je beter geen automatisatie

• Doe je de werkzaamheden elke keer een beetje anders, dan automatiseer je gewoon de chaos, alleen gaat het sneller. Zet het proces eerst recht zodat het mogelijk is om een automatisatie te maken.
• Je het maar een paar keer per jaar doet. Een halve dag opzetwerk voor iets dat je in maart en in oktober nodig hebt, verdien je nooit terug.
• Het net het persoonlijke contact is dat je onderscheidt. Een aannemer die na oplevering zelf nog eens belt om te horen of alles goed zit, moet dat blijven doen. Dat telefoontje onderscheidt hem van de rest.

Tot slot: wat automatisering echt zou moeten kosten

De vijf workflows hierboven draaien op software die je gratis of voor enkele euro's per maand kunt gebruiken. Het werk zit in het opzetten, en dat is een halve dag tot een dag per stuk. Doe je het zelf, dan kost het je alleen tijd. Dat is de volledige rekening. Toch wordt automatisering in deze sector graag verkocht als een traject van tienduizenden euro's.

Ik sprak ooit een garagist die €5.000 had betaald voor een WordPress-template van €50. Datzelfde verdienmodel duikt nu op rond AI en automatisering, met exact dezelfde tools die je hierboven ziet staan. Ik gebruik ze ook, ik verstop dat niet. Het verschil zit hem in waar het voordeel terechtkomt: bij de klant, of in de marge van wie het bouwt.

Daarom staan de nodes in dit artikel gewoon uitgeschreven. Kun je ze zelf nabouwen, doe dat. Zit de functie al in software die je vandaag betaalt, zet ze aan en stop daar. En loop je vast op de koppeling tussen twee systemen die elkaar niet kennen, dan pas is het de moeite om er iemand bij te halen. Ik werk daarvoor op uurbasis of projectbasis, afhankelijk van de complexiteit van de workflow. Wat er precies bij komt kijken, staat bij databases en integraties.

Veelgestelde vragen